Struktura FA(3) pole po polu: co oznacza każdy element, jak go wypełnić i jak KSeF go weryfikuje.
FA(3) to ustrukturyzowany format XML, w którym KSeF zapisuje e-fakturę. Definiuje go oficjalny schemat (XSD) opublikowany przez Ministerstwo Finansów; to nie jest dokument do wydruku jak PDF — to dane odczytywalne maszynowo, które opisują sprzedawcę, nabywcę, pozycje, sumy i pola VAT. W praktyce generujesz XML z danych faktury i walidujesz go wobec schematu, zamiast pisać ręcznie.
Faktura KSeF w formacie FA(3) to jeden ustrukturyzowany dokument XML, którego elementem głównym jest Faktura. Nagłówek niesie metadane formularza (kod formularza, wariant, znacznik czasu wytworzenia i informacje o systemie), a dane faktury — data wystawienia P_1, numer faktury P_2, strony transakcji (Podmiot1 dla sprzedawcy, Podmiot2 dla nabywcy) oraz pozycje (FaWiersz) — leżą w elemencie Fa. Nie musisz pisać tego XML-a ręcznie — API takie jak Notaly buduje go ze zwykłego payloadu JSON.
FA(3) to aktualny schemat faktury ustrukturyzowanej w KSeF, a migracja ze starszej struktury FA(2) to przemapowanie pól, nie samo przemianowanie elementu głównego. W FA(3) dane faktury — między innymi P_6 (data dostawy lub wykonania usługi), bloki stron Podmiot1/Podmiot2 i pozycje FaWiersz — leżą wewnątrz elementu Fa, oddzielnie od nagłówka formularza (Nagłówek). Sprawdź położenie każdego pola względem aktualnego XSD, zamiast zakładać, że pozycje z FA(2) nadal obowiązują.
W KSeF faktura korygująca to nowy dokument FA(3), który wskazuje korygowaną fakturę przez pola takie jak NrKSeFFaKorygowanej (numer KSeF faktury korygowanej) i PrzyczynaKorekty (powód korekty). Nie edytujesz pierwotnej faktury — wysyłasz dokument korygujący, który się do niej odwołuje. To, czy korekta jest wymagana i jak rozliczyć różnicę VAT, to decyzja podatkowa dla księgowego; format FA(3) opisuje wyłącznie strukturę.
P_2 to pole numeru faktury w elemencie Fa dokumentu FA(3) i musi jednoznacznie identyfikować jedną wystawioną fakturę. Stosuj stabilny, sekwencyjny schemat i nigdy nie używaj numeru ponownie — inaczej KSeF może odrzucić dokument jako duplikat.
Identyfikatory podatkowe sprzedawcy i nabywcy to najczęstsza przyczyna odrzucenia faktury FA(3): NIP sprzedawcy musi pasować do uwierzytelnionego kontekstu KSeF, a NIP nabywcy musi być prawidłowym polskim identyfikatorem podatkowym. W schemacie FA(3) sprzedawca to Podmiot1, a nabywca to Podmiot2, i każda strona przechowuje swój NIP w bloku identyfikacyjnym.
UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) to oficjalne potwierdzenie, które KSeF zwraca po przyjęciu wysłanej faktury w formacie FA(3). Po wysłaniu dokument przechodzi przez krótki cykl statusów, a UPO jest dowodem, który warto zarchiwizować razem z fakturą. Umiejętność odczytania statusu to podstawa automatyzacji ponowień i rzetelnej informacji dla klienta.
Notaly przyjmuje w API e-faktur cztery stawki VAT: 23%, 8%, 5% i 0% — po jednej na pozycję faktury. Stawka 7%, zwolnienie (zw) i odwrotne obciążenie (oo) nie są dziś obsługiwane. Taka pozycja zostaje odrzucona z kodem 422, zanim faktura dotrze do KSeF.
Załóż konto sandbox: klucz API w kilka sekund, 3 darmowe faktury testowe w KSeF TEST, bez karty płatniczej.
