Wprowadzenie
UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) to oficjalne potwierdzenie, które KSeF zwraca po przyjęciu wysłanej faktury w formacie FA(3). Po wysłaniu dokument przechodzi przez krótki cykl statusów, a UPO jest dowodem, który warto zarchiwizować razem z fakturą. Umiejętność odczytania statusu to podstawa automatyzacji ponowień i rzetelnej informacji dla klienta.
Czym jest UPO
KSeF to krajowa platforma e-fakturowania Ministerstwa Finansów. Gdy Twój system wyśle ustrukturyzowaną fakturę FA(3) i KSeF ją przyjmie, platforma zwraca UPO — oficjalne potwierdzenie, że dokument został odebrany i przyjęty do przetwarzania. UPO to nie sama faktura: to pokwitowanie, że dokument trafił do systemu.
Jak wygląda cykl statusów
Faktura wysłana przez API KSeF przechodzi przez kilka stanów, które można ułożyć w prosty ciąg:
- wersja robocza — dokument istnieje po Twojej stronie, zanim trafi do KSeF;
- zgłoszona — faktura dotarła do KSeF i czeka na przetworzenie;
- zaakceptowana — KSeF przyjął dokument, zwracając numer KSeF i UPO;
- odrzucona — KSeF zwrócił kod i opis przyczyny, a dokument nie wszedł do systemu.
Oficjalne kody statusów pochodzą ze specyfikacji API KSeF prowadzonej przez Ministerstwo Finansów, a nie z treści faktury.
Jak czytać odrzucenie
Gdy KSeF odrzuca fakturę, status zawiera kod i opis po polsku. Najczęstsze przyczyny to problem ze schematem (pole, które nie przechodzi walidacji FA(3)) albo NIP sprzedawcy niezgodny z uwierzytelnionym kontekstem. Zamiast zgadywać, porównaj opis z oficjalną tabelą kodów KSeF — ten sam numer potrafi znaczyć co innego w zależności od kontekstu.
Co zrobić z UPO
Zapisz numer UPO i pełną odpowiedź obok faktury: to dowód, że została wystawiona przez KSeF, przydatny przy uzgadnianiu, obsłudze klienta i audycie. W API Notaly UPO przychodzi razem ze statusem akceptacji na webhooku faktury.
Zastrzeżenie
Notaly nie jest doradcą podatkowym, księgowym ani prawnym. Ten artykuł ma charakter informacyjny, nie stanowi porady podatkowej i może być nieaktualny. Ponosisz odpowiedzialność za własne rozliczenia VAT; w razie potrzeby skonsultuj się z wykwalifikowanym księgowym.
Źródła
Źródło: www.podatki.gov.pl