Wprowadzenie
Identyfikatory podatkowe sprzedawcy i nabywcy to najczęstsza przyczyna odrzucenia faktury FA(3): NIP sprzedawcy musi pasować do uwierzytelnionego kontekstu KSeF, a NIP nabywcy musi być prawidłowym polskim identyfikatorem podatkowym. W schemacie FA(3) sprzedawca to Podmiot1, a nabywca to Podmiot2, i każda strona przechowuje swój NIP w bloku identyfikacyjnym.
Podmiot1 i Podmiot2
Faktura FA(3) to jeden ustrukturyzowany dokument XML, którego strony to sprzedawca (Podmiot1) i nabywca (Podmiot2). Każdy blok przechowuje identyfikatory strony — numer identyfikacji podatkowej (NIP) — wraz z nazwą i adresem. Utrzymanie tych dwóch bloków w czystości to najtańszy sposób na uniknięcie odrzucenia, bo błąd identyfikatora strony zatrzymuje całe zgłoszenie, zanim cokolwiek innego zostanie rozpatrzone.
NIP sprzedawcy musi pasować do sesji
Sprzedawca to podatnik uwierzytelniony w KSeF. Gdy wysyłasz fakturę w sesji, NIP sprzedawcy w dokumencie musi pasować do tego uwierzytelnionego kontekstu. Rozbieżność oznacza, że dokument nie zgadza się z tożsamością, która otworzyła sesję, i KSeF go odrzuca. Dlatego sandbox i produkcja używają innych poświadczeń: NIP sprzedawcy w danych testowych musi pasować do uwierzytelnionego sprzedawcy sandboksa.
Walidacja NIP nabywcy
NIP nabywcy to polski numer identyfikacji podatkowej Twojego kontrahenta. Brakujący, źle sformatowany albo nieistniejący NIP to częsta przyczyna odrzucenia związanego ze stronami, więc zweryfikuj go przed wysyłką, zamiast odkrywać problem w odpowiedzi KSeF. NIP nabywcy nie musi niczego uwierzytelniać — identyfikuje klienta — ale musi być prawdziwym, poprawnie sformatowanym identyfikatorem.
Typowe przyczyny odrzucenia
Większość odrzuceń związanych ze stronami wpada w trzy kategorie: NIP sprzedawcy nie pasuje do uwierzytelnionej sesji, NIP nabywcy jest brakujący lub źle sformatowany, albo identyfikator trafił do niewłaściwego bloku. Odczytaj kod błędu w odpowiedzi KSeF, popraw konkretny identyfikator i wyślij ponownie — nie zgaduj, edytując kilka pól naraz.
Jak pomaga Notaly
Notaly odwzorowuje sprzedawcę i nabywcę na strukturę FA(3) za Ciebie i waliduje payload własnymi regułami, zanim trafi do KSeF — w tym NIP sprzedawcy względem uwierzytelnionego kontekstu. Dzięki temu błąd strony pojawia się jako jasny komunikat walidacji po Twojej stronie, a nie jako zagadkowe odrzucenie z platformy.
FAQ
Którą stroną jest Podmiot1 w FA(3)? Podmiot1 to sprzedawca, a Podmiot2 to nabywca. Każda strona przechowuje swój NIP w bloku identyfikacyjnym.
Dlaczego NIP sprzedawcy musi zgadzać się z sesją? Sprzedawca to podatnik uwierzytelniony w KSeF, więc NIP sprzedawcy na fakturze musi pasować do tego kontekstu.
Zastrzeżenie
Notaly nie jest doradcą podatkowym, księgowym ani prawnym. Ten artykuł ma charakter informacyjny, nie stanowi porady podatkowej i może być nieaktualny. Ponosisz odpowiedzialność za własne rozliczenia VAT; w razie potrzeby skonsultuj się z wykwalifikowanym księgowym.
Źródła
Źródło: crd.gov.pl