Wprowadzenie
DaneIdentyfikacyjne to blok identyfikacyjny wewnątrz Podmiot1, czyli sprzedawcy w fakturze FA(3). Zawiera NIP i nazwę (Nazwa) sprzedawcy i jest wymagany w każdej fakturze FA(3). Sprzedawca jest zawsze identyfikowany polskim numerem NIP.
Dwa pola
NIP to polski numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy. W schemacie musi pasować do wzorca poprawnego NIP-u (10 cyfr z poprawną cyfrą kontrolną). W sandboxie Notaly NIP sprzedawcy musi wynosić 2745013933 — to numer przypisany do certyfikatu testowego; podanie innego NIP-u sprzedawcy zwraca błąd walidacji, zanim faktura dotrze do KSeF, i nie zużywa żadnej z trzech darmowych faktur testowych. W produkcji NIP sprzedawcy musi się zgadzać z własnym połączeniem KSeF konta.
Nazwa to nazwa prawna sprzedawcy, o długości do 512 znaków. Podawaj nazwę dokładnie tak, jak widnieje w dokumentach rejestrowych — urząd łączy ją z numerem NIP, a nazwa pojawia się też w pliku PDF i na oficjalnej stronie weryfikacji.
Relacja do Podmiot2
Ta sama struktura identyfikacyjna występuje w Podmiot2 dla nabywcy, ale z większą liczbą opcji. Nabywcę można zidentyfikować numerem NIP, zagranicznym numerem VAT UE (KodUE plus NrVatUE), niepolskim identyfikatorem podatkowym (KodKraju plus NrID) albo polem BrakID, gdy nabywca nie ma identyfikatora podatkowego. Sprzedawca natomiast jest zawsze posiadaczem polskiego NIP-u.
Dlaczego dokładność ma znaczenie
Błędny NIP sprzedawcy powoduje całkowite odrzucenie faktury przez KSeF, ponieważ NIP jest częścią mechanizmu wiążącego fakturę z kontem podatnika. Błędna albo nieformalna nazwa przechodzi walidację, ale wygląda nieprofesjonalnie dla kupującego, bo pojawia się w PDF i na stronie weryfikacji.
NIP ma wbudowaną cyfrę kontrolną, więc schemat odrzuca numery, które nie spełniają wzorca — literówka w jednej cyfrze zwykle oznacza błąd walidacji, zanim faktura w ogóle trafi do KSeF. W sandboxie używaj wyłącznie 2745013933, a w produkcji numeru z własnego połączenia KSeF konta.
Warto sprawdzić NIP przed wysyłką: narzędzia do walidacji cyfry kontrolnej odrzucą literówkę szybciej niż KSeF, a poprawienie numeru po wystawieniu wymaga faktury korygującej. Dlatego trzymaj numer sprzedawcy w konfiguracji konta i nie wpisuj go ręcznie przy każdej fakturze.
Kompletny, poprawny przykład FA(3) z wypełnionym blokiem DaneIdentyfikacyjne Podmiot1 znajdziesz poniżej.
<Faktura xmlns="http://crd.gov.pl/wzor/2025/06/25/13775/" xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance">
<Naglowek>
<KodFormularza kodSystemowy="FA (3)" wersjaSchemy="1-0E">FA</KodFormularza>
<WariantFormularza>3</WariantFormularza>
<DataWytworzeniaFa>2026-10-12T07:23:07Z</DataWytworzeniaFa>
<SystemInfo>einvoice-api</SystemInfo>
</Naglowek>
<Podmiot1>
<DaneIdentyfikacyjne><NIP>2745013933</NIP><Nazwa>Example Sp. z o.o. (FICTIONAL)</Nazwa></DaneIdentyfikacyjne>
<Adres><KodKraju>PL</KodKraju><AdresL1>ul. Testowa 1, 00-001 Warszawa</AdresL1></Adres>
</Podmiot1>
<Podmiot2>
<DaneIdentyfikacyjne><NIP>1234563218</NIP><Nazwa>Test Customer S.A. (FICTIONAL)</Nazwa></DaneIdentyfikacyjne>
<Adres><KodKraju>PL</KodKraju><AdresL1>ul. Probna 2, 30-001 Kraków</AdresL1></Adres>
<JST>2</JST>
<GV>2</GV>
</Podmiot2>
<Fa>
<KodWaluty>PLN</KodWaluty>
<P_1>2026-10-12</P_1>
<P_2>FV/2026/10/001</P_2>
<P_13_1>1000.00</P_13_1><P_14_1>230.00</P_14_1>
<P_13_2>301.00</P_13_2><P_14_2>24.08</P_14_2>
<P_15>1555.08</P_15>
<Adnotacje>
<P_16>2</P_16><P_17>2</P_17><P_18>2</P_18><P_18A>2</P_18A>
<Zwolnienie><P_19N>1</P_19N></Zwolnienie>
<NoweSrodkiTransportu><P_22N>1</P_22N></NoweSrodkiTransportu>
<P_23>2</P_23>
<PMarzy><P_PMarzyN>1</P_PMarzyN></PMarzy>
</Adnotacje>
<RodzajFaktury>VAT</RodzajFaktury>
<FaWiersz>
<NrWierszaFa>1</NrWierszaFa>
<P_7>SaaS subscription - October</P_7>
<P_8A>pcs.</P_8A>
<P_8B>1</P_8B>
<P_9A>1000.00</P_9A>
<P_11>1000.00</P_11>
<P_12>23</P_12>
</FaWiersz>
<FaWiersz>
<NrWierszaFa>2</NrWierszaFa>
<P_7>Support</P_7>
<P_8A>hrs.</P_8A>
<P_8B>2</P_8B>
<P_9A>150.50</P_9A>
<P_11>301.00</P_11>
<P_12>8</P_12>
</FaWiersz>
</Fa>
</Faktura>Źródła
Źródło: crd.gov.pl