Wprowadzenie
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to ogólnopolski system e-fakturowania, a obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych obejmuje czynnych podatników VAT stopniowo: to, kiedy firma musi się przełączyć, zależy od jej wielkości i od harmonogramu publikowanego przez Ministerstwo Finansów. Wdrożenie już kilkukrotnie przesuwano, dlatego zanim cokolwiek zmienisz, potwierdź swój termin w aktualnym oficjalnym harmonogramie. Niezmienne pozostaje wymaganie techniczne — gdy obowiązek już Cię obejmuje, faktury B2B trzeba wystawiać jako ustrukturyzowany XML FA(3) z numerem KSeF i UPO.
Kogo obejmuje obowiązek
KSeF prowadzi Ministerstwo Finansów. Obowiązek dotyczy podatników z czynnym statusem VAT, którzy dokumentują transakcje B2B fakturami. Podmioty zagraniczne bez polskiego NIP zwykle same nie podlegają temu obowiązkowi, ale mogą musieć wystawić fakturę ustrukturyzowaną do transakcji polskiej — to nie jest temat do rozstrzygania na wyczucie.
Etapowanie według wielkości firmy
Ministerstwo Finansów ogłaszało obowiązek etapami: najpierw najwięksi podatnicy, na końcu najmniejsi. Ponieważ harmonogram zmieniał się w czasie, ten artykuł celowo nie powtarza stałych dat tak, jakby były obowiązującym prawem — data sprzed roku może już Ciebie nie dotyczyć. Traktuj oficjalny harmonogram na podatki.gov.pl jako jedyne źródło prawdy o terminie dla Twojej firmy.
Jak potwierdzić swój termin
Potwierdź trzy rzeczy: że Twój podmiot jest czynnym podatnikiem VAT, do jakiej kategorii wielkości trafiasz i jaką datę Ministerstwo obecnie wyznacza dla tej kategorii. Jeśli prowadzisz SaaS albo sklep z polskim NIP, księgowy potwierdzi kategorię w kilka minut. Nie polegaj na stronie konkurenta ani na starym artykule, gdy chodzi o datę rodzącą obowiązek prawny.
Co to oznacza dla integracji
Niezależnie od daty ścieżka techniczna jest ta sama: wygeneruj poprawny XML FA(3), uwierzytelnij się w KSeF, wyślij zaszyfrowany dokument i zapisz numer KSeF oraz UPO, które zwróci system. API takie jak Notaly zamienia dane w JSON na ten cały proces, więc termin ustawowy staje się zmianą konfiguracji, a nie nowym projektem inżynierskim.
FAQ
Kogo obejmuje KSeF? Czynnych podatników VAT wystawiających faktury B2B, według harmonogramu Ministerstwa Finansów. Swój termin potwierdź w aktualnym oficjalnym harmonogramie.
Czy KSeF dotyczy faktur B2C? KSeF to system przede wszystkim B2B. E-fakturowanie dla konsumentów zależy od odrębnych zasad zgody — skonsultuj swój przypadek z księgowym.
Zastrzeżenie
Notaly nie jest doradcą podatkowym, księgowym ani prawnym. Ten artykuł ma charakter informacyjny, nie stanowi porady podatkowej i może być nieaktualny. Ponosisz odpowiedzialność za własne rozliczenia VAT; w razie potrzeby skonsultuj się z wykwalifikowanym księgowym.
Źródła
Źródło: www.podatki.gov.pl