Wprowadzenie
Przejście na KSeF to zmiana danych i procesu, a nie tylko podmiana API: potrzebujesz czystych identyfikatorów stron, odwzorowania faktury dającego poprawny FA(3), metody uwierzytelnienia i przebiegu testowego przed produkcją. Przejście przez tę krótką listę w sandboksie sprawia, że wejście na produkcję staje się zmianą konfiguracji, a nie pierwszą próbą.
Najpierw czyste dane stron
KSeF to krajowa platforma e-fakturowania prowadzona przez Ministerstwo Finansów. Zanim cokolwiek innego, upewnij się, że identyfikatory sprzedawcy i nabywcy są poprawne: NIP sprzedawcy musi pasować do Twojej uwierzytelnionej tożsamości KSeF, a każdy NIP nabywcy musi być prawidłowym polskim identyfikatorem podatkowym. Złe dane stron to najczęstsza przyczyna odrzucenia faktury, więc wyczyść je u źródła.
Odwzoruj pola faktury
Dane faktury muszą trafić na strukturę FA(3): pola nagłówka, takie jak data wystawienia i numer faktury, bloki sprzedawcy i nabywcy oraz pozycje z jednostką, ilością i ceną netto. To odwzorowanie jest jedyną częścią, która faktycznie jest pracą projektową, bo Twój wewnętrzny model faktury i schemat FA(3) nie mają tego samego kształtu. API takie jak Notaly robi to odwzorowanie za Ciebie ze zwykłego payloadu JSON, co usuwa ryzyko ręcznie kleconego XML-a.
Wybierz uwierzytelnienie
W KSeF uwierzytelniasz się na jeden z dwóch sposobów: tokenem KSeF albo kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią na wyzwaniu XAdES. Token to prostsza droga dla większości zespołów i to z niego korzysta Notaly — podajesz token w Connect KSeF, a platforma otwiera sesję za Ciebie. Niezależnie od wyboru trzymaj poświadczenie bezpiecznie i pilnuj jego wygaśnięcia.
Udowodnij w TEST, potem wejdź na produkcję
Przed dotknięciem produkcji przejdź cały przepływ w środowisku testowym KSeF: wyślij przykładową fakturę, potwierdź, że umiesz odczytać zarówno status akceptacji (z numerem KSeF i UPO), jak i odrzucenie, oraz sprawdź, że PDF i kod QR wracają poprawnie. Gdy przepływ testowy działa od końca do końca, podłączenie produkcji to wymiana poświadczeń, a nie ponowna nauka procesu.
FAQ
Czy do migracji muszę pisać XML FA(3)? Nie. Z API KSeF wysyłasz JSON, a dostawca generuje i waliduje XML FA(3).
Czy powinienem testować przed wejściem na produkcję? Tak. Najpierw przejdź cały przepływ w środowisku testowym KSeF.
Zastrzeżenie
Notaly nie jest doradcą podatkowym, księgowym ani prawnym. Ten artykuł ma charakter informacyjny, nie stanowi porady podatkowej i może być nieaktualny. Ponosisz odpowiedzialność za własne rozliczenia VAT; w razie potrzeby skonsultuj się z wykwalifikowanym księgowym.
Źródła
Źródło: www.podatki.gov.pl