Wprowadzenie
Fakturą prawnie wiążącą w KSeF jest ustrukturyzowany plik XML FA(3), a UPO wraz z numerem KSeF to Twoje potwierdzenie, że dokument został przyjęty. KSeF przechowuje faktury, które u siebie gromadzi, przez 10 lat, więc możesz je odzyskać, dopóki masz dostęp; lokalnie archiwizuj razem XML, numer UPO i numer KSeF. PDF traktuj jako kopię do czytania dla ludzi, a nie jako dokument źródłowy.
Co jest dokumentem źródłowym
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to krajowa platforma e-fakturowania prowadzona przez Ministerstwo Finansów. Gdy KSeF przyjmuje wysłaną fakturę, zwraca UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) — oficjalne potwierdzenie odbioru — i nadaje fakturze unikalny numer KSeF. Sama faktura to ustrukturyzowany dokument XML FA(3), a nie PDF czy wydruk. Ten XML razem z UPO i numerem KSeF jest tym, na co się powołujesz, gdy musisz udowodnić, że dokument został wystawiony przez KSeF.
Co KSeF przechowuje za Ciebie
KSeF przechowuje gromadzone u siebie faktury przez 10 lat. Dopóki masz uprawnienia, możesz odzyskać fakturę z systemu po numerze KSeF, więc KSeF jest de facto archiwum nadrzędnym, a zgubiony plik lokalny zwykle da się odtworzyć. Nie traktuj tego jednak jak zastępstwa za własne księgi: trzymaj dane potrzebne do uzgadniania, raportowania i kontroli, a okres przechowywania dla Twoich ksiąg potwierdź u księgowego.
Co archiwizować lokalnie
Dla każdej zaakceptowanej faktury trzymaj razem trzy rzeczy: XML FA(3), numer UPO i numer KSeF. W API Notaly przychodzą one razem ze statusem accepted na webhooku faktury, a dokładny XML wysłany do KSeF pobierzesz też przez GET /invoices/{id}/xml. Numer KSeF to klucz, którym później odzyskasz dokument z KSeF.
PDF to wygoda, nie faktura
Plik PDF jest przydatny — dla klienta do przeczytania, do szybkiej kontroli wewnętrznej albo do wydruku — ale nie jest fakturą prawnie wiążącą. Notaly generuje PDF z danych FA(3) i umieszcza na nim weryfikacyjny kod QR KOD I, ale dokumentem źródłowym jest XML. Gdy PDF i XML się różnią, decyduje XML.
FAQ
Co jest fakturą prawnie wiążącą w KSeF? Ustrukturyzowany plik XML FA(3). PDF to wizualizacja do czytania dla ludzi, nie dokument źródłowy.
Jak długo KSeF przechowuje faktury? KSeF przechowuje faktury, które u siebie gromadzi, przez 10 lat. Okres przechowywania dla Twoich własnych ksiąg potwierdź u księgowego.
Co archiwizować lokalnie? Trzymaj razem XML FA(3), numer UPO i numer KSeF, żeby móc udowodnić akceptację i później odzyskać dokument.
Zastrzeżenie
Notaly nie jest doradcą podatkowym, księgowym ani prawnym. Ten artykuł ma charakter informacyjny, nie stanowi porady podatkowej i może być nieaktualny. Ponosisz odpowiedzialność za własne rozliczenia VAT; w razie potrzeby skonsultuj się z wykwalifikowanym księgowym.
Źródła
Źródło: www.podatki.gov.pl