Wprowadzenie
Gotowość na KSeF to dane stron, pola faktury, sposób uwierzytelniania i przetestowany przepływ — wszystko przygotowane, zanim obejmie Cię obowiązek. Przejdź krótką listę: NIP-y nabywcy i sprzedawcy, mapowanie pól FA(3), uwierzytelnianie tokenem i jeden przebieg testowy, żeby zmiana była mechaniczna, a nie gorączkowa.
Najpierw sprawdź datę swojego obowiązku
KSeF (Krajowy System e-Faktur) to krajowa platforma e-fakturowania. Wdrażanie jest fazowane, więc nie zakładaj jednej uniwersalnej daty dla wszystkich. Termin, który dotyczy Twojej firmy, potwierdź u polskiego księgowego albo w bieżących komunikatach Ministerstwa Finansów. Gdy obowiązek już Cię obejmuje, faktury B2B trzeba wystawiać jako ustrukturyzowany XML FA(3) z numerem KSeF i UPO.
Lista gotowości
Przejdź te punkty, zanim wyślesz pierwszą fakturę produkcyjną:
- Dane stron. Przygotuj poprawne NIP-y sprzedawcy i nabywcy oraz nazwy i adresy, które zmapujesz na schemat. Błędny NIP to błąd, który obala fakturę, zanim stanie się użyteczna.
- Pola faktury. Zmapuj swoje dane na pola, które musisz wypełnić: między innymi P_1 (data wystawienia), P_2 (numer faktury) i P_15 (kwota do zapłaty z VAT). P_1 i P_2 siedzą w elemencie Fa, nie w nagłówku formularza.
- Stawki VAT. Potwierdź, które stawki dotyczą tego, co sprzedajesz. Generator Notaly obsługuje 23%, 8%, 5% i 0%; cokolwiek poza tym, jak i wszelkie oznaczenia specjalne, skonsultuj z księgowym, zanim na tym oprzesz fakturowanie.
- Uwierzytelnianie. Zdecyduj, jak się uwierzytelniasz. W Notaly do produkcji podajesz token KSeF w Connect KSeF; XAdES z podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią to alternatywa, której potrzebowałbyś dopiero, gdybyś sam budował integrację.
- Numeracja. Ustal sekwencyjny, niepowtarzalny schemat numeracji, żeby P_2 zawsze było unikalne.
- Przetestuj cały przepływ. Zrób przebieg w środowisku testowym — sandbox Notaly obejmuje trzy darmowe faktury testowe — i potwierdź, że umiesz wysłać dokument, dostać akceptację z UPO i odebrać webhook.
Jak wygląda "gotowe"
Jesteś gotowy, gdy umiesz wystawić fakturę testową od początku do końca i odczytać wynik: dokument przechodzi walidację, KSeF go przyjmuje, dostajesz numer KSeF i UPO, a Twoje systemy je zapisują. Do tego momentu traktuj integrację jak szkic — tani do poprawki w TEST, drogi do poprawki w produkcji.
FAQ
Kiedy zaczyna się mój obowiązek KSeF? Swoją datę potwierdź u polskiego księgowego albo w komunikatach Ministerstwa Finansów. Gdy obowiązek już Cię obejmuje, faktury B2B trzeba wystawiać jako ustrukturyzowany XML FA(3) z numerem KSeF i UPO.
Jakie stawki VAT obsługuje Notaly? Stawki VAT obsługiwane przez generator: 23%, 8%, 5% i 0%. Inne oznaczenia skonsultuj z księgowym.
Zastrzeżenie
Notaly nie jest doradcą podatkowym, księgowym ani prawnym. Ten artykuł ma charakter informacyjny, nie stanowi porady podatkowej i może być nieaktualny. Ponosisz odpowiedzialność za własne rozliczenia VAT; w razie potrzeby skonsultuj się z wykwalifikowanym księgowym.
Źródła
Źródło: www.podatki.gov.pl